Le vote préalable à la tenue de l’assemblée générale

Art. L.225-107 C. com.

Modifié par Loi n°2001-420 du 15 mai 2001 – art. 115

« I. Tout actionnaire peut voter par correspondance, au moyen d’un formulaire dont les mentions sont fixées par décret en Conseil d’Etat. Les dispositions contraires des statuts sont réputées non écrites.
Pour le calcul du quorum, il n’est tenu compte que des formulaires qui ont été reçus par la société avant la réunion de l’assemblée, dans les conditions de délais fixées par décret en Conseil d’Etat. Les formulaires ne donnant aucun sens de vote ou exprimant une abstention sont considérés comme des votes négatifs.
II. Si les statuts le prévoient, sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les actionnaires qui participent à l’assemblée par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant leur identification et dont la nature et les conditions d’application sont déterminées par décret en Conseil d’Etat ».

La loi NRE de 2001 a prévu que les statuts peuvent organiser le vote des actionnaires aux assemblées générales par visioconférence ou par d’autres moyens de télécommunication.

Cette faculté est limitée aux assemblées générales d’actionnaires, aux assemblées générales titulaires d’actions à dividende prioritaire sans droit de vote. Toutefois, les assemblées spéciales titulaires de certificat d’investissement en sont expressément exclues.

I – Le vote par correspondance préalablement à la tenue de l’assemblée générale

Les actionnaires peuvent par le mode de scrutin à distance voter préalablement à la tenue de l’assemblée générale.

Le vote à distance revêt plusieurs formes : soit un formulaire de vote par correspondance ou soit un formulaire de vote électronique.

Le vote à distance est utilisable pour l’ensemble des assemblées générales d’actionnaires ordinaires, extraordinaires et spéciales. Les statuts ne peuvent pas interdire le recours au vote par correspondance papier pour toutes les assemblées générales ordinaires, extraordinaires et spéciales d’actionnaires.

Dans le cas contraire, les dispositions des statuts seraient réputées non écrites (Art. L.225-107 I C. com).

Il est à noter que pour le vote électronique à distance, celui-ci doit être autorisé par les statuts de la société. Dans le cas où les statuts autorisent le recours au vote électronique, ils peuvent en limiter l’utilisation à certaines assemblées générales notamment l’assemblée générale ordinaire annuelle.

  • L’information préalable des actionnaires à la demande d’un formulaire de vote par correspondance

Tout d’abord, l’avis de convocation à l’assemblée générale doit préciser les conditions dans lesquelles les actionnaires peuvent voter par correspondance et obtenir les formulaires nécessaires avec les documents devant y être annexés.

Art. R. 225-66 al. 2 C. com

« Sous réserve des questions diverses qui ne doivent présenter qu’une minime importance, les questions inscrites à l’ordre du jour sont libellées de telle sorte que leur contenu et leur portée apparaissent clairement, sans qu’il y ait lieu de se reporter à d’autres documents. L’avis de convocation indique les conditions dans lesquelles les actionnaires peuvent voter par correspondance et les lieux et les conditions dans lesquelles ils peuvent obtenir les formulaires nécessaires et les documents qui y sont annexés et, le cas échéant, l’adresse électronique où peuvent être adressées les questions écrites ».

  • Le formulaire de vote par correspondance joint au formulaire de procuration

Dans le cas où la société envoie d’elle-même des formulaires de procuration aux actionnaires, elle doit y joindre un formulaire de vote par correspondance en leur précisant que s’ils ne peuvent pas assister à l’assemblée, ils ont le choix entre trois possibilités :

  • Donner procuration à un autre actionnaire ou à son conjoint
  • Voter par correspondance
  • Adresser une procuration à la société sans indiquer de mandataire

Art. R.225-81 C. com

Modifié par Décret n°2014-1063 du 18 septembre 2014 – art. 4

« Sont joints à toute formule de procuration adressée aux actionnaires par la société ou par le mandataire qu’elle a désigné à cet effet, le cas échéant par voie électronique dans les conditions définies à l’article R. 225-61 :
1° L’ordre du jour de l’assemblée ;
2° Le texte des projets de résolution présentés par le conseil d’administration ou le directoire, selon le cas, ainsi que le texte des projets de résolution présentés par des actionnaires et les points ajoutés le cas échéant à l’ordre du jour à leur demande dans les conditions prévues aux articles R. 225-83, informant l’actionnaire qu’il peut demander à bénéficier des dispositions du troisième alinéa de l’article R. 225-88 ;
5° Un formulaire de vote par correspondance comportant le rappel des dispositions de l’article L. 225-107 ;
6° Le rappel de manière très apparente des dispositions des articles L. 225-106 à L. 225-106-3 ;
7° L’indication que l’actionnaire, à défaut d’assister personnellement à l’assemblée, peut choisir entre l’une des trois formules suivantes :
a) Donner une procuration dans les conditions de l’article L. 225-106 ;
b) Voter par correspondance ;
c) Adresser une procuration à la société sans indication de mandat ;
8° L’indication qu’en aucun cas l’actionnaire ne peut retourner à la société à la fois la formule de procuration et le formulaire de vote par correspondance.
En cas de retour de la formule de procuration et du formulaire de vote par correspondance en violation des dispositions du 8° du présent article, la formule de procuration est prise en considération, sous réserve des votes exprimés dans le formulaire de vote par correspondance.
NOTA : Décret n° 2010-1619 du 23 décembre 2010 art 13 : Les présentes dispositions s’appliquent aux assemblées tenues à compter du 1er janvier 2011 ».

Par ailleurs, les sociétés peuvent faire figurer dans un document unique le formulaire de procuration et le formulaire de vote par correspondance.

Art. R.225-76 al. 3 C. com

« Le formulaire peut, le cas échéant, figurer sur le même document que la formule de procuration ; dans ce cas l’article R. 225-78 est applicable ».

L’article R. 225-78 du Code de commerce énonce les indications que doit contenir le document unique.

Art. R.225-78 C. com

« Si la société utilise le document unique prévu au troisième alinéa de l’article R. 225-76, ce document comporte, outre les mentions prévues aux articles R. 225-76 et R. 225-77 et aux 5° et 6° de l’article R. 225-81, les indications suivantes :
1° Qu’il peut être utilisé pour chaque résolution soit pour un vote par correspondance, soit pour un vote par procuration ;
2° Qu’il peut être donné procuration pour voter au nom du signataire à un mandataire désigné dans les conditions de l’article L. 225-106 dont les dispositions sont reproduites sur ce document ;
3° Que, si des résolutions nouvelles étaient présentées à l’assemblée, le signataire a la faculté soit d’exprimer dans ce document sa volonté de s’abstenir, soit de donner mandat au président de l’assemblée générale ou à un mandataire désigné dans les conditions de l’article L. 225-106 ».

  • La demande de formulaire de vote par correspondance par l’actionnaire

A compter de la convocation de l’assemblée, l’actionnaire peut faire la demande d’un formulaire de vote par correspondance.

Art. R.225-75 C. com.

« A compter de la convocation de l’assemblée, tout actionnaire peut demander par écrit à la société de lui adresser, le cas échéant par voie électronique, dans les conditions définies à l’article R. 225-61, un formulaire de vote à distance. Cette demande doit être déposée ou parvenue au siège social au plus tard six jours avant la date de la réunion ».

L’article R.225-75 du Code de commerce dispose que tout actionnaire peut faire la demande d’un formulaire simplement « par écrit », ce qui implique qu’il peut en faire la demande soit par lettre, courrier électronique ou par télécopie.

En ce qui concerne le délai de six jours avant la date de la réunion, il est à noter que seule la date de réception de la demande est prise en compte. L’actionnaire doit être alors vigilant quant aux délais postaux afin de ne pas être forclos.

Toutefois, aucun texte légal n’impose à la société de délai pour adresser aux actionnaires les formulaires demandés.

  • Le contenu du formulaire de vote par correspondance

L’article R.225-76 du Code de commerce énonce les règles relatives au contenu du formulaire de vote ainsi que les documents qui doivent y être annexés.

Art. R.225-76 C. com.

« Le formulaire de vote par correspondance permet un vote sur chacune des résolutions, dans l’ordre de leur présentation à l’assemblée ; il offre à l’actionnaire la possibilité d’exprimer sur chaque résolution un vote favorable ou défavorable à son adoption ou sa volonté de s’abstenir de voter.
Il informe l’actionnaire de manière très apparente que toute abstention exprimée dans le formulaire ou résultant de l’absence d’indication de vote sera assimilée à un vote défavorable à l’adoption de la résolution.
Le formulaire peut, le cas échéant, figurer sur le même document que la formule de procuration ; dans ce cas l’article R. 225-78 est applicable.
Le formulaire comporte le rappel des dispositions du deuxième alinéa de l’article R. 225-77 et l’indication de la date avant laquelle, conformément aux statuts, il est reçu par la société pour qu’il en soit tenu compte ; lorsqu’il a été convenu entre la société et les intermédiaires habilités par elle que ces derniers n’accepteraient plus de transmettre à la société des formulaires de vote reçus par eux après une date antérieure à celle fixée par la société, il est fait mention de cette date.
Sont annexés au formulaire :
1° Le texte des résolutions proposées accompagné d’un exposé des motifs et de l’indication de leur auteur ;
2° Une demande d’envoi des documents et renseignements mentionnés à l’article R. 225-83 et informant l’actionnaire qu’il peut demander à bénéficier des dispositions du troisième alinéa de l’article R. 225-88 ;
3° S’il s’agit de l’assemblée générale ordinaire prévue à l’article L. 225-100, l’exposé et les documents prévus à l’article R. 225-81 ».

  • L’exercice du vote par correspondance ou à distance

Seuls les bulletins de vote papier parvenus à la société trois jours au moins avant la date de la réunion de l’assemblée sont pris en compte.

Pour les formulaires électroniques, ceux-ci peuvent être réceptionnés par la société jusqu’à la veille de la réunion de l’assemblée générale, au plus tard à 15 heures, veille de Paris.

Ce formulaire vaut pour toutes les assemblées convoquées ayant le même ordre du jour.

Art. R.225-77 al.1 C. com

Modifié par Décret n°2011-1473 du 9 novembre 2011 – art. 3

« La date après laquelle il ne sera plus tenu compte des formulaires de vote reçus par la société ne peut être antérieure de plus de trois jours à la date de la réunion de l’assemblée, sauf délai plus court prévu par les statuts. Toutefois, les formulaires électroniques de vote à distance peuvent être reçus par la société jusqu’à la veille de la réunion de l’assemblée générale, au plus tard à 15 heures, heure de Paris. ( …)
Le formulaire de vote par correspondance adressé à la société par une assemblée vaut pour les assemblées successives convoquées avec le même ordre du jour ».

II – Le vote électronique par internet préalablement à la tenue de l’assemblée générale

L’utilisation des nouvelles technologies, notamment d’internet, pour voter lors des assemblées générales d’actionnaires a été autorisé par la loi NRE du 15 mai 2001, désormais codifié à l’article L225-107 II du Code de commerce.

Art. L.225-107 C. com.

Modifié par Loi n°2001-420 du 15 mai 2001 – art. 115

« II. Si les statuts le prévoient, sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les actionnaires qui participent à l’assemblée par visioconférence ou par des moyens de télécommunication permettant leur identification et dont la nature et les conditions d’application sont déterminées par décret en Conseil d’Etat ».

Pour recourir au vote électronique, les statuts doivent prévoir expressément ce mode de vote à distance.

La demande de formulaire de vote par voie électronique est possible pour toutes les assemblées générales d’actionnaires mais les statuts peuvent en limiter l’utilisation à certaines assemblées générales notamment l’assemblée générale annuelle ordinaire.

La demande de formulaire par voie électronique peut être également faite pour les assemblées générales d’obligataires.

Art. L.228-61 al. 3 C. com

« Tout obligataire peut voter par correspondance, au moyen d’un formulaire dont les mentions sont fixées par décret en Conseil d’Etat. Les dispositions contraires des statuts sont réputées non écrites ».

  • La signature électronique de l’actionnaire

Le décret n°2011-1473 du 9 novembre 2011 relatif aux formalités de communication en matière de droit des sociétés a simplifié la procédure de vote électronique aux assemblées générales d’actionnaires.

L’article R.225-77 alinéa 3 du Code de commerce prévoit les modalités de signature électronique pour le vote électronique par internet.

Art. R.225-77 al. 3 C. com

Modifié par Décret n°2011-1473 du 9 novembre 2011 – art. 3

« 3° La signature, le cas échéant électronique, de l’actionnaire ou de son représentant légal ou judiciaire. Lorsque la société décide, conformément aux statuts, de permettre la participation des actionnaires aux assemblées générales par des moyens de communication électronique, cette signature électronique peut résulter d’un procédé fiable d’identification de l’actionnaire, garantissant son lien avec le formulaire de vote à distance auquel elle s’attache ».

A l’exception de la clause générale statutaire de l’article L. 225-107 II autorisant le vote électronique aux assemblées générales d’actionnaires, aucune clause statutaire spécifique à la signature électronique n’est exigée.
Selon le vade-mecum de 2002, suite à la signature de son vote électronique, l’actionnaire reçoit automatiquement un accusé de réception horodaté dans un format interdisant toute modification. Toutefois, celui-ci lui permet de vérifier le contenu de son vote.

  • Un site internet exclusivement consacré au vote électronique des actionnaires

Art. R.225-61 C. com.

« Les sociétés dont les statuts permettent aux actionnaires de voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication aménagent un site exclusivement consacré à ces fins ».

Ce site internet doit être ouvert et accessible à tous les actionnaires et garantir la sécurité de leur vote.

Toutefois, le site internet aménagé pour le vote électronique des actionnaires est à distinguer du site relatif aux obligations d’information réglementée des actionnaires imposée aux sociétés cotées (art. R.210-20 C. com).

  • La convocation à l’assemblée générale envoyée par internet

Plusieurs documents peuvent faire l’objet d’un envoi électronique.

Dans les sociétés dont les actions sont nominatives, la convocation à la prochaine assemblée générale peut être transmise par voie électronique après avoir obtenu l’accord préalable de l’actionnaire sur cette forme de convocation. L’actionnaire doit toujours avoir la possibilité de demander le retour à un envoi postal.

La société doit requérir le consentement formel et préalable des actionnaires intéressés à ce que l’envoi électronique des documents d’assemblée se substitue à un envoi postal. S’il souhaite l’envoi électronique des documents, il doit communiquer à la société son adresse électronique. Dans le cas d’un changement d’adresse électronique, il lui appartient d’en informer la société.

Ce consentement de l’actionnaire peut d’ailleurs être donné par voie électronique.

Art. R.225-63 C. com

Modifié par Décret n°2011-1473 du 9 novembre 2011 – art. 2

« Les sociétés qui entendent recourir à la communication électronique en lieu et place d’un envoi postal pour satisfaire aux formalités prévues aux articles R. 225-67, R. 225-68, R. 225-72, R. 225-74, R. 225-88 et R. 236-3 soumettent une proposition en ce sens aux actionnaires inscrits au nominatif, soit par voie postale, soit par voie électronique. Les actionnaires intéressés peuvent donner leur accord par voie postale ou électronique.
En l’absence d’accord de l’actionnaire, au plus tard trente-cinq jours avant la date de la prochaine assemblée générale, la société a recours à un envoi postal pour satisfaire aux formalités prévues aux articles R. 225-67, R. 225-68, R. 225-72, R. 225-74, R. 225-88 et R. 236-3.
Les actionnaires qui ont consenti à l’utilisation de la voie électronique peuvent demander le retour à un envoi postal trente-cinq jours au moins avant la date de l’insertion de l’avis de convocation mentionné à l’article R. 225-67, soit par voie postale, soit par voie électronique ».

  • L’avis préalable de réunion de l’assemblée générale sous forme électronique

Les sociétés dont les actions ont la forme nominative peuvent adresser par voie électronique l’avis préalable de réunion de l’assemblée générale destiné à informer les actionnaires de la prochaine tenue d’une assemblée générale.

Art. R.225-72 C. com

Modifié par Décret n°2010-1619 du 23 décembre 2010 – art. 3

« Tout actionnaire d’une société dont toutes les actions revêtent la forme nominative qui veut user de la faculté de requérir l’inscription de points ou de projets de résolution à l’ordre du jour d’une assemblée peut demander à la société de l’aviser, par lettre recommandée ou par un moyen électronique de télécommunication mis en œuvre dans les conditions mentionnées à l’article R. 225-63, à l’adresse indiquée par lui, de la date prévue pour la réunion des assemblées ou de certaines d’entre elles. La société est tenue d’envoyer cet avis, si l’actionnaire lui a adressé le montant des frais d’envoi, ou de le lui adresser par un moyen électronique de télécommunication mis en œuvre dans les conditions mentionnées à l’article R. 225-63, à l’adresse indiquée par lui ».

Pour les sociétés cotées, l’avis de réunion mentionne l’adresse du site consacré au vote électronique par internet pour la réunion de l’assemblée générale.

Art. R.225-73 C. com

Modifié par Décret n°2014-1466 du 8 décembre 2014 – art. 3

« I.-Lorsque les actions de la société sont admises aux négociations sur un marché réglementé ou ne revêtent pas toutes la forme nominative, la convocation mentionnée à l’article R. 225-66 est précédée d’un avis publié au Bulletin des annonces légales obligatoires, trente-cinq jours au moins avant la tenue de l’assemblée générale. Ce délai est ramené à quinze jours lorsque l’assemblée générale est convoquée en application des dispositions de l’article L. 233-32.
L’avis mentionné à l’alinéa précédent comporte, outre les mentions requises au premier alinéa de l’article R. 225-66, les informations suivantes :
1° Une description claire et précise des procédures que les actionnaires doivent suivre pour participer et voter à l’assemblée, en particulier des modalités de vote par procuration, par correspondance ou par voie électronique ;
2° Une description claire et précise des modalités d’exercice des facultés définies au deuxième alinéa de l’article L. 225-105 et au troisième alinéa de l’article L. 225-108, en particulier l’adresse postale et, le cas échéant, l’adresse électronique où peuvent être adressés les points ou projets de résolutions et les questions écrites, le délai imparti pour leur transmission, la liste des pièces justificatives devant être adressées conformément aux dispositions de la présente section ;
3° Sauf dans les cas où la société adresse à tous ses actionnaires un formulaire de vote par procuration ou par correspondance ou le document unique prévu par le troisième alinéa de l’article R. 225-76, les lieux et les conditions, notamment de délais, dans lesquels ceux-ci peuvent être obtenus et retournés ;
4° L’adresse du site internet prévu à l’article R. 210-20 sur lequel sont diffusées les informations mentionnées à l’article R. 225-73-1 et, le cas échéant, celle du site internet prévu à l’article R. 225-61 ;
5° La date d’inscription en compte définie à l’article R. 225-85, en précisant que seuls pourront participer à l’assemblée les actionnaires remplissant à cette date les conditions prévues par cet article ;
6° Le texte des projets de résolution qui seront présentés à l’assemblée par le conseil d’administration ou le directoire, selon le cas ;
7° Le lieu et la date de mise à disposition du texte intégral :
a) Des documents destinés à être présentés à l’assemblée, conformément notamment aux articles L. 225-115 et R. 225-83 ;
b) Des projets de résolution présentés, le cas échéant, par les actionnaires, ainsi que de la liste des points ajoutés, le cas échéant, à l’ordre du jour à leur demande ;
Lorsque la société a émis des actions à dividende prioritaire sans droit de vote ou des valeurs mobilières donnant accès au capital, les avis publiés mentionnent également l’obligation de soumettre les résolutions à l’avis, à l’accord ou à l’approbation, selon le cas, de l’assemblée spéciale des titulaires d’actions à dividende prioritaire sans droit de vote ou des assemblées des masses prévues à l’article L. 228-103.
II.-Les demandes d’inscription de points ou de projets de résolution à l’ordre du jour doivent parvenir à la société au plus tard le vingt-cinquième jour qui précède la date de l’assemblée, sans pouvoir être adressées plus de vingt jours après la date de l’avis mentionné au I.
Lorsque l’assemblée est convoquée en application des dispositions de l’article L. 233-32, ces demandes doivent parvenir à la société au plus tard le dixième jour avant l’assemblée.
L’avis mentionne le délai imparti pour l’envoi des demandes ».

  • Les autres documents préalables à l’assemblée générale envoyés par internet

Peuvent faire l’objet d’un envoi électronique :

  • l’accusé de réception des projets de résolution d’actionnaires par la société

Art. R. 225-74 C. com

Modifié par Décret n°2010-1619 du 23 décembre 2010 – art. 6

« Le président du conseil d’administration ou le directoire accuse réception des demandes d’inscription à l’ordre du jour de points ou de projets de résolution, par lettre recommandée, dans le délai de cinq jours à compter de cette réception. Cet accusé de réception peut également être transmis par un moyen électronique de télécommunication mis en œuvre dans les conditions mentionnées à l’article R. 225-63, à l’adresse indiquée par l’actionnaire.
Les points et les projets de résolution sont inscrits à l’ordre du jour.
Les projets de résolution sont soumis au vote de l’assemblée ».

  • Les documents et renseignements accompagnant la convocation et/ ou l’envoi d’une formule de procuration

Art. R. 225-81 al.2 C. com.

Modifié par Décret n°2014-1063 du 18 septembre 2014 – art. 4

« Sont joints à toute formule de procuration adressée aux actionnaires par la société ou par le mandataire qu’elle a désigné à cet effet, le cas échéant par voie électronique dans les conditions définies à l’article R. 225-61 :
(…)
2° Le texte des projets de résolution présentés par le conseil d’administration ou le directoire, selon le cas, ainsi que le texte des projets de résolution présentés par des actionnaires et les points ajoutés le cas échéant à l’ordre du jour à leur demande dans les conditions prévues aux articles R. 225-71 à R. 225-74 ;  ».

  • Le vote de l’actionnaire dans un formulaire unique électronique

Sur le site internet dédié au vote électronique, l’actionnaire peut exprimer son vote au moyen d’un formulaire unique électronique.
Le vote par un formulaire unique électronique doit être autorisé au préalable par les statuts. Si tel est le cas, le conseil d’administration décide la mise en œuvre de cette faculté de vote par internet pour les actionnaires.
Un modèle de formulaire unique électronique de vote pré-assemblée par Internet a été élaboré par le vade-mecum établi par l’ANSA en 2002.
Le formulaire unique électronique propose à l’actionnaire trois voies d’expression du vote :

  • donner pouvoir au président
  • donner pouvoir à un mandataire
  • voter chaque résolution par voie électronique

Ce formulaire unique électronique, mis à la disposition de l’actionnaire sur le site dédié au vote, ne peut être renvoyé que par voie électronique et par connexion sécurisée.

Le retour du formulaire électronique est possible jusqu’à la veille du jour de l’assemblée à 15 heures, heure de Paris.

Art. R.225-77 C. com

Modifié par Décret n°2011-1473 du 9 novembre 2011 – art. 3

« La date après laquelle il ne sera plus tenu compte des formulaires de vote reçus par la société ne peut être antérieure de plus de trois jours à la date de la réunion de l’assemblée, sauf délai plus court prévu par les statuts. Toutefois, les formulaires électroniques de vote à distance peuvent être reçus par la société jusqu’à la veille de la réunion de l’assemblée générale, au plus tard à 15 heures, heure de Paris ».

Dès lors que la société a reçu les instructions de l’actionnaire, celles-ci deviennent irrévocables. Ainsi, en cas de votes répétés pour les mêmes actions, seul le premier vote est pris en compte.

  • La feuille de présence sous forme électronique

Le décret n°2011-1473 du 9 novembre 2011 prévoit que la consultation de la feuille de présence est possible sous format numérisé ou électronique.

Art. R.225-95 al.5 C. com

Modifié par Décret n°2011-1473 du 9 novembre 2011 – art. 8

« Le bureau de l’assemblée peut annexer à la feuille de présence, le cas échéant, sous format électronique ou numérisé la procuration ou le formulaire de vote par correspondance portant les nom, prénom usuel et domicile de chaque actionnaire mandant ou votant par correspondance, le nombre d’actions dont il est titulaire et le nombre de voix attaché à ces actions. Dans ce cas, le bureau de l’assemblée indique le nombre des pouvoirs et des formulaires de vote par correspondance annexés à cette feuille ainsi que le nombre des actions et des droits de vote correspondant aux procurations et aux formulaires. La feuille de présence, les pouvoirs et les formulaires de vote à distance sont consultables sous format papier, ou, le cas échéant, numérisé ou électronique.
La feuille de présence, dûment émargée par les actionnaires présents et les mandataires, est certifiée exacte par le bureau de l’assemblée ».